Pessoal

Rotinas de admissão e demissão de funcionários, folha de pagamento, recibo de pagamento, emissão de guias de recolhimento dos encargos sociais, informe de rendimentos, CAGES, RAIS, DIRF, GFID.

Documentação dos profissionais
Quando um candidato entra na empresa, existe uma documentação que deve ser emitida e recebida. O departamento pessoal se encarrega também dos contratos, anotações na carteira de trabalho e folha de ponto, sendo que ele realiza essas tarefas desde a admissão até o rescisão.

Isso significa que o setor é responsável por manter os papéis em ordem, garantindo a efetivação das normas trabalhistas e o respeito aos critérios definidos pelo governo. Isso permite que a sua corporação fique regularizada e que você evite passivos trabalhistas.

Acompanhamento de frequência
Seja o cumprimento da jornada, as horas extras, adicionais noturnos ou banco de horas, é fundamental que a organização gerencie bem a frequência do time. Se ela não fizer isso, podem aparecer irregularidades para realizar a gestão das remunerações e vários outros entraves, incluindo problemas na Justiça do Trabalho.

O DP tem a função de administrar as horas trabalhadas pelos colaboradores, fazendo os registros e montando as escalas de horários dos profissionais. Depois, todas essas ações são integradas com a folha de pagamento.

Folha de Pagamento
A folha de pagamento envolve uma ampla variedade de fatores, incluindo o salário, os benefícios, décimo terceiro e os recolhimentos de taxas como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS. É papel do departamento pessoal gerenciar essas questões para garantir que os cálculos sejam feitos corretamente. Assim, os abatimentos seguem a norma estabelecida pelos órgãos federais.

Além disso, a gestão dos benefícios também é fundamental para o cálculo correto da folha. É preciso garantir que o profissional tenha os seus direitos assegurados e que o desconto feito sobre a remuneração esteja adequado às normas e dentro do que foi definido em contrato.

É muito comum em pequenas e média empresas que exista um escritório contábil externo contratado para processar a folha de pagamento, ou seja, para calcular os impostos e emitir as guias fiscais para as autoridades. Nesses casos, o DP normalmente abastece a Contabilidade com os dados sobre remuneração e descontos de cada colaborador (incluindo eventuais faltas e atrasos acusados na marcação de ponto), de modo que fique a cargo do contador calcular todos os impostos.

Gestão de licenças e férias
O departamento pessoal administra as licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho. Ele recebe esses arquivos, integra com a folha de pagamento e administra o contato com órgãos públicos.

Além disso, o setor também é responsável por acompanhar as férias dos colaboradores, realizando os registros necessários e monitorando se os períodos estão sendo cumpridos. Com isso, os profissionais podem ter suas férias no momento definido, sem imprevistos e erros nos prazos.

Representação junto a órgãos oficiais e fiscais
Em algumas empresas, o próprio DP emite diversos documentos para os órgãos fiscais, como a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), a Guia da Previdência, declarações da CIPA e do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), entre outros. Além disso, ele é quem recebe e gerencia os registros de passivos trabalhistas.

Dessa forma, o setor de administração de pessoal é o principal representante da organização para o diálogo com instituições oficiais. Ele emite diversos arquivos que garantem a regularidade da situação da empresa.